La preparazione e l'invio dei casi all'archivio è parte integrante del flusso di lavoro. La loro registrazione inizia nell'organizzazione dal momento in cui i documenti sono archiviati e termina con il trasferimento in archivio alla fine dell'anno solare o dei periodi di conservazione. In alcuni casi, i file vengono conservati per più di un anno. Questi includono, ad esempio, i documenti relativi ai registri del personale.
Istruzioni
Passo 1
Affinché la procedura per l'archiviazione dei casi nell'archivio non richieda molto tempo, è necessario seguire le regole per la loro registrazione durante il flusso di lavoro corrente. Quando si trasferiscono casi nell'archivio per l'archiviazione permanente o temporanea, è necessario cucire documenti, numerare i fogli, redigere un'iscrizione finale, se previsto dalle istruzioni di lavoro, e anche redigere un inventario interno.
Passo 2
Allo stesso tempo, il nome dell'organizzazione o dell'impresa, l'indice secondo la nomenclatura dei casi, la data di apertura e chiusura del caso, nonché il periodo di conservazione sono indicati sul frontespizio del file che viene consegnato oltre all'archivio.
Passaggio 3
I documenti da archiviare vengono archiviati in una cartella cartonata separata. Se il documento è di particolare valore, di norma, non viene cucito, ma inserito in un fascicolo o in una busta e allegato alla custodia. Alla fine della custodia cucita e numerata, viene posizionato un foglio di attestazione e all'inizio un inventario interno. In questo caso, lo spessore della custodia non deve superare i 40 mm e il numero di fogli non deve superare i 250.
Passaggio 4
Per i casi che sono archiviati nell'archivio in modo permanente, così come temporaneamente, ma non meno di 10 anni, viene redatto un inventario per il trasferimento dei casi nell'archivio. Allo stesso tempo, viene redatto un inventario separato per i documenti relativi ai registri del personale. In esso vengono inseriti i nomi dei casi, a ciascuno dei quali è assegnato un numero di serie e viene anche indicato un codice di nomenclatura. Gli inventari vengono effettuati in duplice copia se i file rimangono nell'archivio dell'organizzazione. Se i file devono essere trasferiti agli archivi di stato, dovrebbero esserci quattro copie.
Passaggio 5
I casi che sono soggetti a conservazione dopo il loro completamento per meno di 10 anni possono essere archiviati a discrezione della direzione dell'organizzazione. La necessità di presentare casi dipenderà dal carico di lavoro dell'archivio, dalla frequenza di accesso ai vecchi documenti, ecc.
