Un ufficio privato o un'organizzazione governativa, di fronte alla necessità di spostarsi, è costretto a risolvere problemi con lo spostamento di un'enorme quantità di mobili, attrezzature e tecnologia accumulata durante l'operazione. È imperativo che tutti gli oggetti vengano spostati ordinatamente senza danni. Pertanto, è necessario organizzare adeguatamente il trasferimento dell'ufficio.
Il trasferimento dell'ufficio richiederà del tempo, quindi fallo con largo anticipo, dedica circa un mese all'intera preparazione. A quali punti dovresti prestare particolare attenzione?
✔ Se l'azienda è piuttosto grande e ha uno staff numeroso, è consigliabile preparare in anticipo un piano di gestione per un evento così responsabile. È necessario identificare i compiti prioritari, determinare il budget, nominare dipendenti responsabili per tutti i punti e, soprattutto, nominare un coordinatore per l'intero processo di trasloco. È lui che prenderà il controllo dei compiti principali e secondari. Assicurati di informare i clienti che stai pianificando di trasferirti in un nuovo ufficio.
✔ Il prossimo passo è firmare un accordo con la ditta di traslochi di tua scelta. Oltre alle operazioni di carico e scarico e al trasporto dei beni fino al luogo di destinazione, possono essere aggiunte al contratto ulteriori clausole. Ad esempio, smontaggio e montaggio di mobili, collocazione in una nuova stanza, collegamento di utenze e attrezzature fisse, pulizia dei locali dopo il trasloco.
Fare un elenco completo degli immobili coinvolti nel trasloco. Sarà sicuramente necessario quando si attraggono professionisti da una compagnia di trasporti e aiuterà a evitare confusione quando si sposta un ufficio da soli. Sbarazzati di tutte le proprietà non necessarie: vendile, conservale o gettale via. Non è necessario sprecare tempo e denaro per il trasporto di cose inutili.
✔ Preparare la documentazione che rifletta il piano dei locali futuri, il posizionamento dei luoghi di lavoro dei dipendenti in un nuovo luogo, dove verranno installati mobili e computer nel nuovo ufficio. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo.
✔ È possibile acquistare tutto il materiale di imballaggio e i cartoni necessari dalla compagnia di spedizioni stessa. Imballa tutti gli oggetti personali nelle scatole. Assicurati di contrassegnare con adesivi. È consigliabile che i dipendenti emettano un promemoria con istruzioni su come farlo correttamente.
✔ Scollegare computer e altre apparecchiature dall'alimentazione. Questo viene fatto solo da uno specialista: un amministratore di sistema.
Fare elenchi di tutte le persone coinvolte nel trasloco. Prepara in anticipo i pass per tutti, se ce n'è bisogno. Elencare tutti i veicoli coinvolti nel trasferimento dell'ufficio. Garantire il passaggio senza ostacoli al luogo di carico/scarico.
Lo spostamento dell'ufficio dell'azienda è un evento piuttosto grave. Ma, come puoi vedere, con il giusto approccio e organizzazione, tutti i costi possono essere ridotti al minimo. Per fare ciò, è sufficiente pianificare correttamente il processo e l'inconveniente associato al trasloco sarà ridotto al minimo sia per i dipendenti che per i clienti dell'azienda.
