Lavoro d'ufficio: lavora con documenti e supporto alla documentazione per la gestione in questa particolare organizzazione, regolata da GOST R 51141-98 "Lavoro d'ufficio e attività d'archivio. Termini e definizioni". L'organizzazione del lavoro d'ufficio è l'organizzazione della registrazione, dell'archiviazione e dell'uso dei documenti in entrata, in uscita e interni nelle attività correnti dell'impresa.
Istruzioni
Passo 1
Quando organizzi il lavoro d'ufficio, decidi se la tua azienda, organizzazione, divisioni o filiali geograficamente remote, prendi in considerazione questo fatto e fornisci un meccanismo per l'interazione con queste divisioni. Il sistema di lavoro d'ufficio in essi dovrebbe essere identico alla sede centrale per evitare problemi durante la registrazione e le pratiche burocratiche.
Passo 2
Pensa a quale delle forme esistenti di lavoro d'ufficio utilizzerai: centralizzato, misto o decentralizzato. La loro scelta è determinata dalla struttura dell'impresa (se ha suddivisioni geograficamente remote) e dalla dotazione tecnica del servizio di gestione dell'ufficio. Se questo servizio è di piccole dimensioni e non è tecnicamente fornito, una parte delle sue funzioni viene trasferita alle suddivisioni. In questo caso, si svolge un lavoro d'ufficio misto. Nel caso in cui questo servizio sia dotato di tutto il personale, hardware e software necessario, questa forma di registrazione sarà centralizzata.
Passaggio 3
In ciascuna unità strutturale, seleziona un'unità di personale speciale che svolgerà il lavoro d'ufficio. Se ciò non è possibile, nominare un altro dipendente che unirà l'esercizio delle sue principali mansioni lavorative con la funzione di impiegato.
Passaggio 4
Determinare il numero e la nomenclatura dei casi, che includeranno tutti i documenti in entrata, in uscita e interni. Se si tratta di documenti provenienti da un'organizzazione superiore (madre), vengono presentati al capo per l'esame; i documenti delle organizzazioni subordinate dovrebbero essere presentati per l'esame al vice capo incaricato del lavoro con loro. Di conseguenza, gli appelli dei cittadini sono diretti al deputato cui è affidata la responsabilità di lavorare con la popolazione.
Passaggio 5
Dopo aver identificato la cerchia dei corrispondenti, crea un classificatore con il quale puoi determinare immediatamente a quale gruppo di corrispondenti appartiene questo documento. Ad esempio, per le agenzie governative, assegnare il codice 01, per le lettere di un'organizzazione superiore - codice 02, per i fornitori - codice 03, per i clienti - codice 04, ecc. Ciò contribuirà a semplificare il flusso di documenti all'interno dell'organizzazione.
Passaggio 6
Determina in quale forma verrà effettuata la circolazione del documento: in una rivista o in una carta. Entrambi i moduli sono implementati in appositi programmi per la gestione elettronica dei documenti. Se non è ancora possibile acquistare un tale programma, utilizzare i giornali di registrazione dei documenti elettronici, che possono essere redatti in Excel.
