La partecipazione a mostre e fiere è un meccanismo importante per promuovere un prodotto o un servizio di qualsiasi organizzazione sul mercato. Ecco perché la preparazione alla partecipazione dovrebbe essere effettuata in una modalità di particolare importanza. Non ci sono sciocchezze in questa attività, perché qualsiasi dettaglio esposto a un'ampia cerchia di pubblico può avere risultati sia positivi che negativi.
Di norma, l'organizzazione della presentazione dell'azienda alle fiere ricade sulle spalle dei dipartimenti di pubbliche relazioni, dei centri stampa, nonché di altre divisioni strutturali coinvolte nelle attività espositive e fieristiche. Se non ci sono tali riserve di lavoro, l'intera azienda è coinvolta nell'organizzazione, dalla direzione al personale dell'ufficio.
In larga misura, la presentazione di un'azienda dipende dalla natura della mostra. Gli eventi del settore, di norma, riuniscono figure di una determinata area di business: commercio, edilizia, attività scientifica, ecc. Pertanto, l'azienda dovrebbe essere pronta a vedere i risultati dei suoi partner e concorrenti negli stand vicini. La frequenza della mostra influisce anche su come dovrebbe essere progettato lo stand. Per gli eventi annuali, è inaccettabile utilizzare materiali di presentazione obsoleti sviluppati sulla base di informazioni irrilevanti.
Il processo di preparazione per la mostra inizia diversi mesi prima del suo inizio. Il primo passo per creare un materiale di presentazione è la stesura di un concetto. Questo piano schematico di partecipazione include un elenco di materiali di presentazione: stand, banner, prodotti video e audio, opuscoli e altre dispense. L'archivio della partecipazione alla mostra, che viene compilato dai dipartimenti di pubbliche relazioni, consentirà di preparare la quantità ottimale di materiale. Contestualmente viene approvato il preventivo di spesa per la realizzazione dei materiali di presentazione.
In questa fase, è importante identificare i punti di forza dell'azienda, ad es. il suo prodotto o servizio. I vantaggi competitivi dovrebbero essere chiaramente comunicati ai potenziali consumatori attraverso materiali di presentazione - opuscoli, banner, videoclip. Non dobbiamo dimenticare le installazioni speciali dello stand che possono essere realizzate su richiesta del cliente: un modello di nuove attrezzature o un panorama visivo dei materiali in produzione. Se un'azienda produce piatti infrangibili, allora in una fiera specializzata sarebbe opportuno dimostrare la qualità del prodotto, dando la possibilità a chiunque di provare a danneggiare il prodotto.
Inoltre, sarebbe eticamente corretto prevedere la possibilità di un lungo colloquio tra un visitatore interessato della mostra e un rappresentante dell'azienda. Un blocco con note e penne dovrebbe essere installato presso lo stand in modo che chiunque possa prendere appunti durante l'ottenimento delle informazioni necessarie. È auspicabile che questi accessori siano contrassegnati con il logo dell'azienda.
Il secondo passo consiste nell'elaborare bozze di opzioni per banner e installazioni di stand. Di norma, questo viene fatto utilizzando una combinazione di colori, caratteri e logo aziendali. Le dimensioni di tutti gli stand sono realizzate o acquistate tenendo conto delle dimensioni della cella di presentazione.
La fase successiva è la selezione del personale per lavorare allo stand. Spesso la presentazione viene effettuata dai dipendenti dell'azienda. Un vantaggio importante di questo approccio è che gli specialisti possono raccontare con competenza le attività dell'organizzazione e, se necessario, rispondere alle domande che i visitatori della mostra possono avere. Ulteriori dipendenti per partecipare alla presentazione possono essere assunti come extra per la distribuzione di volantini, la compilazione di questionari, ecc.
L'efficacia della partecipazione è determinata da un semplice calcolo del volume delle partnership stabilite. Maggiore è l'interesse dei visitatori della mostra per il layout di presentazione, maggiore è l'effetto della partecipazione dell'azienda all'evento. Pertanto, è meglio che la domanda di partecipazione alla mostra sia stata presentata una delle prime, in modo che il partecipante abbia la prima opportunità di scegliere la posizione dello stand. Inoltre, non dovresti rifiutare le offerte degli organizzatori della mostra per agire come partner speciale dell'evento. Questo vantaggio aumenterà il numero di rotazioni del nome dell'organizzazione durante la fiera e avrà anche un effetto positivo sull'immagine dell'azienda.
