I beni materiali delle imprese possono essere assegnati ai dipendenti per varie spese aziendali e operative. Questo può essere l'acquisto di articoli di inventario, il pagamento per i servizi di varie organizzazioni di terze parti, nonché le spese di viaggio. L'attuazione di tali fondi dovrebbe riflettersi in un documento come una nota spese.
Al momento, esiste una forma unificata del rapporto anticipato - N AO-1, che è approvato da una risoluzione speciale del Comitato statistico statale della Russia. È utilizzato da quasi tutte le persone giuridiche, indipendentemente dal tipo di proprietà a loro disposizione.
Che cos'è una nota spese
Fondamentalmente, una nota spese è un documento a due lati che di solito viene completato dal responsabile e dalla persona nella posizione del contabile. Un documento è redatto in una copia, come per i vettori, questa è una forma elettronica e cartacea del rapporto. Secondo la legge, tale carta non ha il diritto di essere archiviata solo in un formato elettronico, deve essere stampata e quindi firmata dal manager, dipendente responsabile e contabile.
Il documento viene presentato entro e non oltre tre giorni dalla scadenza del periodo per il quale è stato emesso un determinato importo o dopo il ritorno da un viaggio di lavoro.
Cosa si inserisce in una nota spese
Sul retro di questo foglio sono presenti le colonne 2-4, che indicano i dettagli principali dei documenti che confermeranno i costi sostenuti. Questo può includere il numero, la data e il nome. La colonna numero cinque indica l'importo dei costi per queste colonne. C'è una sezione speciale da compilare se i fondi sono stati emessi in valuta estera.
La relazione anticipata deve essere accompagnata dai documenti richiesti nel modulo. Qui puoi annotare documenti come ricevute di vendita e di cassa, ricevute di cassa, fatture e vari documenti di trasporto, come i tagliandi di viaggio.
La parte principale della relazione è completata dal contabile. È importante controllare attentamente tutte le informazioni riportate nel documento. Ad esempio, se vi è una spesa mirata di risorse materiali, viene verificata la disponibilità di tutti i documenti necessari, nonché l'alfabetizzazione della loro esecuzione. Solo allora lo specialista inizia a compilare il rapporto.
Questo documento deve essere assegnato il proprio numero e data. Sul fronte, il contabile annota il nome dell'unità strutturale in cui lavora la persona oggetto del rapporto, i suoi dati anagrafici e la posizione ricoperta.
Il ragioniere firma il rapporto di anticipo sul lato anteriore e la persona che deve contabilizzare il denaro appone un segno sul retro. Solo dopo, il documento viene fornito al manager, che, con la sua firma, approverà il rapporto per l'importo specificato, indicandolo in parole e numeri.
