La corrispondenza commerciale richiede delicatezza, soprattutto quando si tratta di lettere al fornitore, perché il motivo del ricorso può essere un inadempimento degli obblighi non solo da parte sua, ma anche da parte della tua organizzazione.
Istruzioni
Passo 1
Se è la prima volta che contatti un fornitore con l'intenzione di ordinare merci da lui, utilizza il modulo di richiesta di spedizione standard dell'organizzazione. Se questa dichiarazione non viene pubblicata elettronicamente sul sito Web dell'organizzazione, scrivi una lettera in stile libero.
Passo 2
In caso di ordine di più tipologie di prodotti in quantità differenti, effettuare l'ordine sotto forma di tabella indicando nome, articolo, colore del prodotto, se necessario. Annota gli obblighi di pagamento della merce ordinata, fornisci al fornitore i dettagli della tua organizzazione, sulla base di questi dati, il fornitore redigerà un contratto. Alla fine della lettera, esprimi le tue speranze per un'ulteriore cooperazione reciprocamente vantaggiosa.
Passaggio 3
Se la tua lettera al fornitore riguarda un suo improprio adempimento dei suoi obblighi contrattuali, consegna ritardata di beni o beni di qualità, qualità o tipo errati, utilizza le frasi "Ti informiamo con questa lettera …", "Ti informiamo…". Indica chiaramente il motivo per cui non puoi accettare l'articolo spedito. Fare riferimento al contratto o alla domanda di contratto, che indica quante unità e che tipo di merce il fornitore avrebbe dovuto inviarti. In questo caso, sarà più facile per il fornitore correggere il suo errore.
Passaggio 4
Se la tua lettera riguarda l'impossibilità di pagare la merce entro il termine stabilito dal contratto, comunicalo al fornitore nella forma più mite, ma allo stesso tempo ufficiale. Usa le frasi "Ci scusiamo per il ritardo nel pagamento…", "A causa delle circostanze attuali, non possiamo pagare le bollette prima…".
Passaggio 5
Informa la controparte esattamente quando intendi saldare il debito nei suoi confronti e che questo obbligo sarà garantito per essere soddisfatto dalla tua organizzazione. Alla fine della lettera, esprimi la speranza che questo episodio non influisca sulla tua collaborazione a lungo termine.
