La regola generale della conversazione d'affari può essere formulata come "massima informazione in un minimo di tempo". Prerequisito è anche una dimostrazione di rispetto per l'interlocutore, anche se poco simpatico. È meglio lasciare le emozioni e valutare i giudizi per te stesso, in una conversazione è meglio reagire con calma anche a momenti spiacevoli.
È necessario
- - conoscenza delle norme di cortesia e di etichetta aziendale;
- - capacità di comunicazione.
Istruzioni
Passo 1
Il genere di conversazione d'affari dovrebbe includere qualsiasi comunicazione con un interlocutore al lavoro, sia esso un collega o un rappresentante di un'altra organizzazione con cui entri in contatto in un modo o nell'altro nell'ambito dei tuoi doveri ufficiali, che si tratti di un incontro personale, una conversazione telefonica, corrispondenza via e-mail o posta ordinaria, comunicazione tramite programmi di messaggistica istantanea, ecc.
Molti momenti legati alla risoluzione di problemi personali rientrano nella stessa categoria: ottenimento di servizi pubblici, acquisto e vendita di beni personali, ecc.
Passo 2
Prima di iniziare a comunicare, pensa chiaramente a quali informazioni vuoi ricevere o, al contrario, trasmettere all'interlocutore. A seconda della situazione (il primo contatto o il successivo, quale delle parti ha più obblighi verso l'altra, come si è sviluppata la tua relazione in precedenza, ecc.), pensa a come puoi interessare l'interlocutore, conquistare.
Fin dalle prime parole, se sei l'iniziatore della conversazione, deve rappresentare con chi e su quale argomento ha a che fare.
In alcuni casi, non sarà superfluo informarsi se sia conveniente che l'interlocutore parli ora. In altri, se la situazione è favorevole, sottolinea l'urgenza del tuo appello.
Passaggio 3
Trasmetti chiaramente le informazioni necessarie all'interlocutore, se necessario, chiarisci se ti ha capito correttamente. A turno, ascolta attentamente l'altro lato e assicurati di farlo bene. Se necessario, poni domande di chiarimento. Non sarà superfluo chiedere all'interlocutore se ha domande.
Alla fine, dovete capirvi correttamente.
Passaggio 4
Se l'altra parte è francamente sbagliata, è imperativo farglielo notare con la massima correttezza. E se dipendi da lei più di quanto lei dipenda da te, è ancora più importante farlo. Non dovresti aver paura che questo peggiori la tua situazione.
Al contrario, vengono rispettati coloro che conoscono i propri diritti e sanno difenderli nel quadro della legge e del galateo. E se non gli piace, cercano comunque di non arrabbiarsi. E perché prima mostri i denti, meglio è.
Passaggio 5
Alla fine della conversazione, riassumi la sua conclusione generale e, se necessario, concorda un'ulteriore interazione: quando il risultato dell'una o dell'altra azione concordata dovrebbe essere pronto, come contatterai l'altra parte, chi dovrebbe prendere cosa e in che tempo inquadrare l'argomento della conversazione.
Tutti gli obblighi assunti devono essere rispettati e, se ciò è impossibile, è necessario sollevare in anticipo l'altra parte su tali circostanze e avviare una discussione sulle alternative, proponendo la propria versione di risoluzione del problema.
