Una lettera commerciale è l'elemento principale della corrispondenza commerciale. L'immagine positiva dell'azienda dipende dall'alfabetizzazione del documento redatto. Le lettere commerciali sono scritte da segretari e assistenti dirigenti dell'azienda.
Comporre una lettera commerciale
Scrivere una lettera commerciale ha necessariamente un obiettivo: offrire cooperazione, aumentare le vendite all'organizzazione, accelerare il processo di pagamento delle merci, fare reclami, ringraziare per qualcosa, concludere un affare, congratularsi. La lettera dovrebbe essere composta con uno scopo specifico e dovrebbe essere espressa il più possibile in essa. Assicurati di scoprire i dettagli dell'azienda a cui invierai la lettera. Devi sapere il massimo su un potenziale partner.
Spesso le aziende inviano molte lettere che offrono beni o servizi, ma allo stesso tempo c'è un minimo di informazioni sui destinatari. Questo è l'errore principale di tutti gli uomini d'affari alle prime armi. Dopotutto, è sempre più piacevole per il destinatario di una lettera sapere di essere indirizzato personalmente. Rivolgersi a una persona per nome è, ad esempio, la base di una lettera di vendita di successo. E anche se non conosci il nome del destinatario, in ogni caso, non puoi scrivere la posizione della persona in una versione abbreviata quando ti riferisci a lui.
Progettazione di lettere commerciali
Idealmente, ogni azienda ha il proprio marchio. È su di esso che viene redatta una lettera commerciale. La carta intestata contiene sempre il nome dell'organizzazione, la sede effettiva e legale, i contatti, il sito web, l'indirizzo e-mail, il logo e altre informazioni sull'organizzazione. Margini delle lettere commerciali: inferiore, superiore, destro e sinistro hanno dimensioni standard. Il margine sinistro è di 3 cm poiché tutti i documenti vengono inviati al deposito. Margine destro - 1,5 cm Rientro superiore e inferiore: 1 cm.
Ogni lettera commerciale inizia con un titolo breve e accattivante nel mezzo. Il titolo rivelerà sicuramente il contenuto del testo. L'intestazione della lettera commerciale contiene: il nome dell'azienda destinataria con il nome completo, nonché la posizione della persona destinataria (nell'angolo in alto a destra). L'angolo in alto a sinistra sotto l'intestazione è un punto in cui indicare il numero e la data della lettera di registrazione (in uscita). Se una lettera commerciale è scritta come lettera di risposta, dovresti indicare a quale documento risponde questa lettera. L'intestazione di una lettera commerciale è indicata dopo la data e il numero del documento. La firma del mittente è indicata alla fine della lettera. Inoltre, è necessario scrivere il nome completo e la posizione.
Se la lettera contiene dati finanziari sulla società, in fondo deve essere presente anche la firma del capo contabile. L'ordine delle firme è il seguente: in primo luogo, la firma del direttore generale, e sotto di essa il capo contabile. Inoltre, alla fine della lettera, sulla firma è apposto il sigillo ufficiale dell'organizzazione. Times New Roman 12a dimensione e interlinea singola è lo standard per la corrispondenza commerciale formale. È consuetudine inviare una lettera commerciale, che è una proposta seria, per posta, e non per fax o e-mail. Il corriere consegna personalmente la lettera al responsabile o alla segretaria. Tale lettera deve essere consegnata in una grande busta aziendale, stampata con metodo tipografico. Tutto questo lavora per creare un'immagine favorevole dell'azienda.
