È risaputo che le informazioni visive sono più facili da percepire e ricordate meglio delle informazioni testuali o sonore. È così che funziona il cervello umano: un'immagine attraente e comprensibile può oscurare qualsiasi frase vivida anche dell'oratore più carismatico. Ecco perché la presentazione ti consente di rendere il discorso memorabile e il pubblico più ricettivo alle informazioni. Per ottenere la massima efficienza, devi solo seguire semplici regole per creare una presentazione efficace.
Regola 1. La creazione di una presentazione inizia con l'elaborazione della struttura
Una fase importante nella creazione di qualsiasi presentazione è l'elaborazione della struttura. Dovrebbe essere logico e corrispondere esattamente al corso della performance.
Quando elabori la struttura della tua presentazione, ricorda che il pubblico di destinazione dovrebbe essere il fulcro delle diapositive e della loro sequenza. La scelta delle immagini visive dipende dal grado di preparazione, dal livello di istruzione, dall'interesse e dai pregiudizi del pubblico.
Non esiste una struttura di presentazione generica, anche se dovrebbero essere seguite le seguenti regole di base:
- slide del titolo: riflette l'argomento del discorso, le informazioni sul relatore, la sua posizione e, se richiesto, il nome dell'evento;
- contenuto slide: utilizzato in presentazioni di grandi dimensioni suddivise in capitoli, utili per orientare il pubblico e il presentatore;
- slide semantiche: sono il fulcro della presentazione, la cronologia ideale per le slide semantiche - dal generale allo specifico;
- slide di chiusura: contiene i recapiti del relatore.
Quando si crea una struttura di presentazione, l'onere principale ricade sullo sviluppo di diapositive semantiche. In questa fase è importante capire quale immagine è meglio per illustrare questo o quel pensiero. Se ci sono numeri importanti nel discorso, questa è una scusa per portarli alla diapositiva, che consentirà al pubblico di concentrarsi sull'informazione. Nel caso in cui vengano fornite statistiche e i valori vengano confrontati, le informazioni appariranno idealmente come un grafico a barre o a torta. Se è necessario riflettere il processo in tempo, lasciare che le informazioni siano presentate sotto forma di una cronologia con cifre o fatti.
Le informazioni presentate sotto forma di tali immagini sono intuitive, il che consente agli ascoltatori di percepirle più velocemente.
Regola 2. Presentazione efficace - presentazione breve
Dopo aver scomposto l'argomento del discorso in immagini visive, dovresti procedere alla fase più dolorosa: la rimozione di diapositive non necessarie.
In questo lavoro, va ricordato che l'attenzione accresciuta del pubblico cade sui primi 15 minuti del discorso. Tutte le diapositive che rientrano in questo periodo di tempo dovrebbero essere il più significative possibile. In media, una presentazione di 40 minuti contiene da 15 a 20 diapositive. Più diapositive possono solo stancare il pubblico e influenzare negativamente la sensazione generale della presentazione.
Quando lavori sull'ordinamento, dovresti essere pronto a donare diapositive come:
- Diapositive belle, ma non informative: questa categoria dovrebbe includere enormi grafici e diagrammi ponderati con piccoli dettagli;
- Citazioni estese: di norma, la presentazione non può contenere più di una citazione brillante e accurata;
- Belle fotografie multistrato che non sono supportate dal discorso dell'oratore: con tali diapositive, l'oratore abusa semplicemente dell'attenzione e del tempo degli ascoltatori, quindi dovrebbero essere scartate.
Regola 3. Le immagini sono più importanti del testo
Una presentazione è un prodotto che deve essere costituito da immagini visive non inferiori al 75%. E qui l'arsenale non è affatto limitato a tali soluzioni Power Point modello come SmartArt e diagrammi di flusso primitivi. Ma è anche necessario scegliere con saggezza gli elementi visivi.
- I grafici sono meglio delle tabelle. Le tabelle hanno uno stile clericale distinto. Spesso iniziano con una colonna chiamata "No.", seguita da colonne spesse e piene di testo piccolo. Ma spesso puoi allontanarti da tale presentazione documentaria con l'aiuto di diagrammi, che è meglio percepito dal pubblico.
- Le foto sono meglio dei disegni. La presentazione dei resort in Egitto non può fare a meno di fotografie di alta qualità della Sfinge e la storia del nuovo menu di un ristorante alla moda non può essere immaginata senza immagini succose dei piatti stessi. Seguendo questa regola, quando possibile, è meglio usare fotografie piuttosto che clipart.
- Le icone sono meglio del testo. Ove possibile, è meglio utilizzare icone e altre immagini. È importante che siano compresi in modo accurato e non causino ambiguità. Seguendo questa regola, i loghi, gli stemmi delle città e le bandiere degli stati sono migliori del testo.
Regola 4. Una diapositiva - un pensiero
Spesso durante le presentazioni, gli ascoltatori scattano fotografie delle diapositive visualizzate sullo schermo. Molti oratori ne sono lusingati. Ma invano! Spesso l'ascoltatore scatta una foto della diapositiva, non perché l'idea gli sia piaciuta, e non per un post sui social network. È solo che il contenuto semantico della diapositiva è così ricco che è impossibile comprenderlo durante una breve dimostrazione. La foto è stata scattata non per memoria, ma per i compiti.
Per evitare ciò, è sufficiente seguire la regola: può esserci un solo pensiero su una diapositiva. Non dovresti sfruttare le presentazioni per renderlo il più semplice possibile per il presentatore. Nelle diapositive devono essere visualizzati solo i dati, i fatti e i testi più importanti. Tutto il resto dovrebbe essere detto a parole o omesso del tutto.
Dovresti anche diffidare delle diapositive che sono interamente di testo. Anche se corrispondono alla regola e contengono un solo pensiero, non dovrebbero esserci più di 15 parole per diapositiva. Inoltre, gli esperti consigliano di utilizzare il carattere più grande possibile in modo che anche le ultime righe possano vedere il contenuto.
Regola 5. I colori sono primari
C'è un equivoco sul fatto che una presentazione debba essere necessariamente brillante. Quando si scelgono i colori vivaci della tavolozza, è spesso difficile combinarli abilmente. Su questo punto, gli esperti raccomandano che una diapositiva non contenga più di 3 colori. L'ideale è seguire questa regola per tutta la presentazione.
È importante ricordare che la presentazione deve essere esteticamente gradevole, quindi è meglio utilizzare una tabella di combinazioni di colori che si può trovare facilmente su Internet.
La cosa più difficile da seguire è la regola dei 3 colori quando si creano grafici con più categorie. Da un lato devono essere colorati in modo che differiscano l'uno dall'altro, dall'altro c'è anche uno sfondo, un logo e altri elementi colorati. Puoi risolvere il problema con le sfumature. I valori più grandi possono essere tinti con colori intensi, quelli più piccoli con colori più chiari e così via.
Regola 6. Opinione dall'esterno
Un parere competente dall'esterno aiuterà a comprendere l'efficacia della presentazione. Prima della presentazione, è sufficiente mostrare le diapositive alla persona che è più simile all'immagine media di un tipico spettatore. Cioè, dovrebbe avere all'incirca lo stesso livello di consapevolezza sull'argomento della presentazione del futuro pubblico del discorso.
È meglio fare affidamento sull'opinione di tale persona con l'emendamento che la presentazione gli viene fornita senza suono.
Tale persona dovrà porre le seguenti domande. Le diapositive saranno autoesplicative? Quali diapositive sono le più comprensibili e quali solleveranno domande?
Le informazioni raccolte ti permetteranno di apportare le modifiche finali alle diapositive prima della dimostrazione. È particolarmente importante ottenere un feedback preliminare nel caso in cui vengano utilizzati grafici atipici, ad esempio grafici a matrice.
