Le condizioni di conservazione dei contratti conclusi dall'impresa non sono regolate da standard e norme di settore, quindi spesso sorge la domanda su come evitare la loro perdita e organizzare la corretta conservazione e contabilità. La soluzione più ragionevole a questo problema sarebbe l'emissione di un atto societario di una particolare impresa, che stabilirà la procedura per la preparazione, la conclusione e l'archiviazione di questi documenti.
Istruzioni
Passo 1
Se la tua azienda lavora molto con organizzazioni di terze parti e il numero di contratti conclusi è significativo, allora ha senso affidare il loro stoccaggio all'ufficio o al dipartimento dell'ufficio. Questo è abbastanza conveniente, poiché è nell'ufficio che vengono registrati tutti i documenti firmati dal capo e inviati dagli appaltatori. Dopo la registrazione del contratto eseguito, i dipendenti dell'ufficio devono effettuare il numero richiesto di copie e distribuirle agli esecutori responsabili e conservare gli originali dei documenti in un luogo appositamente designato.
Passo 2
Se la tua azienda è piccola e non hai un ufficio amministrativo, oltre a un impiegato responsabile, quindi contratti importanti ma usati raramente, ad esempio per l'affitto o l'acquisto di immobili, ha senso mantenere l'ufficio legale insieme a gli atti costitutivi e legali della società. Il reparto contabilità, che effettua i calcoli su di essi, dovrebbe fornire copie di questi contratti. Nello stesso luogo, nell'ufficio contabilità, negozio e contratti per la fornitura, i servizi e l'esecuzione del lavoro come uno dei tipi di documentazione contabile primaria, che richiede il controllo di saldi, termini di pagamento o pagamenti periodici costanti (bollette, comunicazioni).
Passaggio 3
In ogni caso, tutti i contratti devono avere una propria registrazione interna ea ciascuno di essi deve essere assegnato un numero con il quale verrà inserito nel registro elettronico dei contratti. Questo registro può essere eseguito in fogli di calcolo Excel. Oltre al giornale elettronico, è necessario tenere un registro cartaceo dell'emissione di questi accordi, che riporterà quando ea chi degli esecutori responsabili è stato consegnato l'originale dell'accordo. Tale giornale deve contenere i campi per la firma dell'esecutore responsabile, attestante l'avvenuta ricezione e consegna del contratto di custodia.
Passaggio 4
Descrivere la procedura per lavorare con i contratti nei Regolamenti sulla procedura per la preparazione, la conclusione e l'archiviazione dei contratti e approvarla dal capo dell'impresa.
