La documentazione aziendale deve essere tenuta in ordine. Per facilitare la ricerca del contratto necessario per la fornitura di beni tra gli altri documenti aziendali, vale la pena creare uno scaffale o una cartella separati per loro. Ma non solo. Anche i contratti stessi devono essere snelliti.
Istruzioni
Passo 1
Raccogli tutti i contratti che vuoi mettere in ordine e valutali. Presta attenzione a quanto spesso vengono conclusi e con quali partner. Questo ti aiuterà a scegliere come classificare i documenti.
Passo 2
Se ci sono molti partner, il metodo di ordinare i contratti entro la data della loro conclusione è più adatto. Nel caso in cui, per un lungo periodo, vengano stipulati contratti con le stesse imprese, questi possono essere raggruppati in una categoria separata (cartella) per controparti. E in alcuni casi è sufficiente disporre i contratti in ordine alfabetico in base ai nomi delle aziende partner.
Passaggio 3
Qualunque sia il metodo scelto, tieni presente che le cartelle ingombranti sono molto scomode da usare. Rivedere i contratti e rimuovere quelli scaduti dallo stack generale. Crea una cartella separata per loro. Tali contratti vengono spesso affrontati solo di tanto in tanto; non sono richiesti nel lavoro quotidiano.
Passaggio 4
Quando si organizzano i contratti in ordine cronologico, attenersi ai principi generali di conservazione e archiviazione dei record. In quelle cartelle che vengono spesso utilizzate, i contratti conclusi di recente si trovano in alto. Di seguito sono riportati i documenti con una data di creazione precedente. Nell'archiviazione in archivio, al contrario, il primo dovrebbe essere in alto e il contratto concluso più recente dovrebbe essere in basso.
Passaggio 5
Usa marcatori, tag, segnalibri e altri elementi di cancelleria per separare visivamente una categoria dall'altra. Assicurati che tali delimitatori siano chiaramente visibili nella cartella. Ciò faciliterà notevolmente la ricerca dei documenti richiesti.
Passaggio 6
Dopo che tutti i contratti per la fornitura di beni sono stati disposti in una cartella in modo adeguato, assicurati di redigere un registro dei documenti. Mettilo sulla copertina o mettilo in una cartella sopra tutti i contratti. Lascia le righe vuote nel registro. Quando si investe in un nuovo contratto, inserire le informazioni a riguardo nel registro.
