Qualsiasi documento basato sulla ricevuta di denaro richiede la compilazione del modulo corretto. Se l'organizzazione ha fornito al dipendente fondi per qualsiasi necessità, è necessario segnalare per loro compilando un rapporto anticipato.
Chi deve compilare la dichiarazione anticipata
Il direttore non può dare soldi all'organizzazione a nessun dipendente in questo modo. Inizialmente, dovrebbe essere determinato un elenco di dipendenti che hanno diritto a ricevere fondi anticipati con una relazione successiva. Per questo è necessario redigere ed emettere un ordine speciale.
Se un subordinato ha bisogno di fondi per svolgere qualsiasi attività, deve fornire al direttore una dichiarazione in forma libera. È indispensabile indicare l'importo richiesto e lo scopo per il quale viene richiesto il denaro. Se il direttore è d'accordo con la dichiarazione, firma personalmente la dichiarazione e indica quanto consente di prelevare fondi e per quanto tempo.
È importante sottolineare che il denaro può essere emesso solo a un dipendente che ha già dichiarato completamente tutti gli importi precedentemente ricevuti.
A volte un dipendente può aver bisogno di una procura, che deve essere rilasciata per conto dell'organizzazione secondo il modello stabilito n. M-2 o n. M-2a. Questi moduli sono stati approvati nel 1997 con un decreto del Servizio statistico statale federale della Federazione Russa.
Per i soldi spesi, che sono stati emessi nel reparto contabilità dell'organizzazione, il dipendente deve riferire. C'è una certa scadenza in cui è necessario compilare e inviare una nota spese. È di 3 giorni dalla fine del periodo specificato dal capo dell'organizzazione sul modulo di domanda.
Se sono stati forniti fondi al dipendente per esigenze di viaggio, deve renderli conto nei successivi 3 giorni lavorativi dopo il ritorno da un viaggio di lavoro.
Come viene confermata la spesa per una nota spese
Se al dipendente sono rimasti dei soldi, non sarà in grado di restituirli alla cassa proprio così. Innanzitutto, è necessario raccogliere tutti i documenti che confermano che i soldi sono stati spesi esattamente per le esigenze per cui sono stati forniti. Questi possono essere contanti e ricevute di vendita, biglietti di viaggio, ricevute, atti e altre forme di rendicontazione rigorosa.
Dopo aver ricevuto ciascuno di questi documenti, è indispensabile verificare se la data, l'importo e i dettagli sono leggibili.
Il dipendente dovrà presentare tutti i documenti all'ufficio contabilità.
Cosa succede se la nota spese viene compilata in modo errato
Se il dipendente ha compilato in modo errato o non ha fornito una relazione anticipata entro 3 giorni, l'autorità di vigilanza considererà i fondi ricevuti come reddito, su cui sarà necessario calcolare il premio assicurativo e l'imposta sul reddito delle persone fisiche. Se in seguito il dipendente fornisce ancora tutti i documenti necessari e un rapporto, il contabile dovrà effettuare un ricalcolo.
Un dipendente autorizzato dell'organizzazione può trattenere l'importo, il cui rapporto non è stato presentato, dallo stipendio del dipendente.
Regole di base per la redazione di una relazione anticipata
Le seguenti regole sono al centro della fornitura di una nota spese:
- La relazione anticipata deve essere supportata da documenti che confermano gli importi spesi.
- I documenti devono essere presentati entro e non oltre 3 giorni lavorativi dopo la fine del viaggio di lavoro, il periodo indicato dal responsabile, o dal momento dell'inizio del lavoro dopo malattia o vacanza.
- Un rapporto viene redatto in un modulo speciale n. AO-1. È anche consentito utilizzare il modulo di un rapporto anticipato, che è approvato dal capo dell'organizzazione.
- Solo il manager dovrebbe essere responsabile dell'approvazione della nota spese.
- Il rapporto di anticipo viene compilato dal dipendente che ha speso i soldi. Inoltre, alcune informazioni devono essere inserite da un contabile.
Nella relazione anticipata devono essere indicati i seguenti dati:
- Informazioni sulla società che ha emesso il denaro al dipendente.
- Dati sul dipendente che ha ricevuto fondi dall'organizzazione.
- Lo scopo per il quale è necessario fornire denaro a un dipendente dell'azienda.
- Quantità.
- Dati su tutte le spese con conferma.
- Saldo dei fondi, se del caso.
Alla fine, le firme vengono messe dal dipendente e dai dipendenti del dipartimento di contabilità, che hanno emesso il denaro e ricevuto il resto.
Non è necessario apporre alcun timbro sull'estratto conto. Questo perché il documento è interno. E non va oltre l'organizzazione. Inoltre, dal 2016, tutte le persone giuridiche, e non solo i singoli imprenditori, hanno tutto il diritto di non girare i loro documenti con i loro timbri e sigilli.
Il verbale è compilato in un'unica copia. Fa parte della documentazione principale e non dovresti commettere errori nella sua progettazione. Se per qualche motivo non è stato possibile evitare macchie o un riempimento errato, è meglio prendere un nuovo modulo e compilarlo in un modo nuovo.
Come compilare una nota spese
Sembra che un documento così importante per la circolazione interna dovrebbe essere molto difficile da compilare. Ma questo è fondamentalmente sbagliato. Dopo averlo compilato per la prima volta, non dovrebbero esserci difficoltà in seguito se è necessario riempirlo nuovamente.
I dati devono essere inseriti dal dipendente nel seguente ordine:
- Utilizzando i dati di registrazione dell'organizzazione, vengono inseriti il codice OKPO e il nome completo dell'impresa.
- Nelle colonne accanto alla scritta "Relazione anticipata" è necessario annotare il numero del documento e la data della sua preparazione.
- A destra, è imperativo lasciare un po' di spazio libero e vuoto. Sarà necessario per le registrazioni del capo dell'organizzazione: l'importo in lettere, la data di approvazione del rapporto e la firma.
- Di seguito, l'intera riga contiene informazioni sul dipendente che ha ricevuto l'anticipo. È necessario indicare in quale unità strutturale lavora, il suo cognome, nome, patronimico e posizione. Viene anche indicato il numero di personale del dipendente e il motivo per cui è stato necessario l'anticipo.
Questo conclude la prima parte della nota spese. Inoltre, il modulo contiene due tabelle. Uno di questi è anche compilato dal dipendente che ha ricevuto i fondi. È necessario inserire l'importo totale del pagamento anticipato e la valuta in cui è stato emesso. L'importo del saldo o della spesa eccessiva deve essere indicato di seguito.
La seconda tabella è completata nel reparto contabilità da uno specialista autorizzato. Deve contenere dati sui conti contabili, sui sottoconti e sui fondi che li attraversano. È necessario indicare il codice della transazione e gli importi esatti.
Sotto le tabelle è necessario indicare quanti documenti sono allegati al report e quante pagine contengono questi documenti.
Dopo aver compilato tutte le colonne, i documenti devono essere controllati dal capo contabile. In base al risultato, deve indicare l'importo della segnalazione in una riga speciale per questo.
Sotto il ragioniere e il capo contabile devono essere firmati con la loro trascrizione. Inoltre, a un dipendente del reparto contabilità dovrebbe essere indicato l'importo del saldo o del ricalcolo e il numero dell'ordine di cassa, attraverso il quale è passato tale importo. Il cassiere che ha ricevuto il saldo o ha emesso un importo identico alla spesa eccedente deve firmare anche l'estratto conto.
La parte successiva della relazione finanziaria è negoziabile. Deve contenere tutte le informazioni necessarie sui documenti, che confermano il fatto che i fondi sono stati spesi per le esigenze richieste. In questa parte è necessario inserire i seguenti dati:
- Dettagli di ciascuna organizzazione che ha emesso il documento.
- Data di emissione.
- Nome.
- L'esatto ammontare di denaro speso.
- Il numero del conteggio in base al quale è stato registrato l'importo indicato nel documento.
Il dipendente deve apporre la propria firma sotto il tavolo in un apposito rigo. Pertanto, confermerà la correttezza delle informazioni specificate.
La parte finale della nota spese è la parte tagliata. Ha una ricevuta del contabile, che compila dopo aver ricevuto i documenti dal dipendente che confermano i soldi spesi. Sulla parte a strappo è necessario indicare:
- Informazioni sul dipendente (nome completo).
- Numero rapporto e data di emissione.
- L'importo in parole che è stato rilasciato al dipendente.
- Numero di documenti di rendicontazione comprovanti i costi.
Successivamente, il contabile appone la data e la firma. La parte staccabile deve essere consegnata al dipendente come prova dei dati ricevuti.
