Qualsiasi movimento di merce da un fornitore a un consumatore deve essere adeguatamente documentato; per questo vengono utilizzati una serie di documenti di spedizione che regolano le regole di trasporto e i termini di consegna della merce.
Istruzioni
Passo 1
La lettera di vettura fa parte dei documenti di spedizione, che possono essere utilizzati come ricevute e ordini di addebito. Questo documento deve essere formattato correttamente. La fattura deve contenere le informazioni sul prodotto, la sua quantità, il prezzo per ogni articolo e l'importo totale, deve essere indicato il numero e la data di emissione del documento. La lettera di vettura viene redatta dai responsabili al momento dello svincolo della merce in magazzino e al momento della ricezione presso l'organizzazione di categoria, deve essere certificata con sigilli rotondi del fornitore e del destinatario.
Passo 2
La registrazione della merce ricevuta viene effettuata sulla base della clausola 2.1. "Raccomandazioni metodologiche per la contabilizzazione e la registrazione delle operazioni di ricevimento, stoccaggio e rilascio delle merci nelle organizzazioni di categoria". Tutti i documenti di accompagnamento (fattura, lettera di vettura, ecc.) sono timbrati e tutte le ricevute sono registrate nel "Giornale di entrata merci", che indica il nome, il numero e la data del documento di ricezione, nonché le informazioni sul prodotto. Dopo l'accettazione della merce, i dati nei documenti di accompagnamento non possono più essere modificati. La merce deve essere in maiuscolo il giorno del suo ricevimento, in caso contrario viene annotata nel verbale della merce indicando i motivi dell'impossibilità di affrancare la merce il giorno del suo effettivo ricevimento.
Passaggio 3
Nel caso in cui la merce ricevuta non corrisponda all'elenco documentale, viene accettata da un'apposita commissione e viene redatto un "Atto di accettazione". Se le discrepanze riguardano la quantità e la qualità delle merci, viene redatta una "Legge sulla determinazione delle discrepanze nella qualità e nella quantità al momento dell'accettazione di articoli di inventario", con la presenza dei rappresentanti del fornitore e della persona materialmente responsabile. Se viene riscontrata un'eccedenza di merce, la presenza dei rappresentanti del fornitore è facoltativa.
