Molte aziende, indipendentemente dalla loro forma di proprietà, preparano annualmente relazioni pubbliche sui risultati delle attività annuali. Questi documenti servono come fonte di informazioni per il pubblico in generale e, allo stesso tempo, sono una prova visibile dell'efficacia o dell'inefficienza dell'organizzazione.
La decisione dell'assemblea degli azionisti sul destino futuro della società, la valutazione pubblica delle attività dell'organizzazione, ecc., possono dipendere da come è preparato il rapporto annuale, in altre parole, un'unità specialistica o strutturale che sviluppa il rapporto annuale dovrebbe essere consapevole che non solo la reputazione dipende dalla qualità del documento finale, ma anche l'ulteriore sviluppo dell'impresa.
Spesso, il compito di redigere la relazione annuale ricade sulla funzione analitica o altra unità strutturale che svolge funzioni di raccolta delle informazioni sull'attività dell'intera azienda per il periodo annuale.
A seconda del tipo di attività dell'organizzazione e della natura del pubblico a cui sono destinati i documenti, il rapporto può essere sostenuto nello stile dei documenti interni o dell'informazione pubblica per un'ampia gamma di lettori. Lo stile della documentazione interna è seguito per le relazioni presentate al personale fondatore e agli azionisti della società. In questo caso, nel report viene posta maggiore attenzione alla performance finanziaria, all'efficienza economica e alla performance nel raggiungimento degli obiettivi chiave delineati nel piano.
Per un rapporto pubblico, che, di norma, è pubblicato sul sito Web ufficiale per la visualizzazione pubblica, è necessaria una descrizione più dettagliata delle attività dell'organizzazione, dei suoi compiti e della sua missione. Alcune delle informazioni fornite richiedono una spiegazione dettagliata, per la quale è in preparazione una sezione separata. Di norma, i servizi di analisi sono impegnati nello sviluppo di un rapporto pubblico in stretta collaborazione con specialisti di pubbliche relazioni, che hanno l'opportunità di correggere le informazioni in base al loro significato.
Indipendentemente dalla natura del pubblico di destinazione del rapporto, qualsiasi documento finale è chiaramente raggruppato in sezioni. Nella prima sezione, di norma, vengono forniti i compiti che sono stati impostati prima dell'organizzazione e i risultati per il loro raggiungimento. Di seguito si riportano i risultati finanziari dell'esercizio ei risultati di produzione.
L'ultima sezione, di regola, riguarda le attività sociali dell'azienda. Di norma, queste informazioni sono contenute in un rapporto pubblico, che fornisce i risultati della politica socialmente orientata dell'azienda. Come materiali da includere nel rapporto, vengono prese informazioni sull'assegnazione di rappresentanti dell'organizzazione per alti meriti nel campo del supporto sociale, i risultati delle attività di beneficenza, ecc.
Va ricordato che quando si selezionano le informazioni da riflettere nel report, è necessario preservare l'obiettività delle informazioni fornite. Questa regola deve essere osservata anche se i risultati delle attività dell'azienda in determinati indicatori sono tutt'altro che ideali o indicano prestazioni insufficienti. Parlando di questo, il rapporto dovrebbe riflettere le possibili ragioni che hanno portato a tali risultati, oltre a fissare l'attenzione del pubblico sulla ferma intenzione di eliminare il problema nel periodo futuro.
