La relazione annuale (di seguito AR) dell'organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni dell'impresa, è il principale strumento di comunicazione finanziaria. Il contenuto, la portata e la progettazione della protezione civile in alcuni paesi, ad esempio nel Regno Unito, sono discussi attivamente dal pubblico e vengono persino organizzati concorsi per tali documenti. La preparazione e la produzione di tali GO richiede molti soldi e spesso vengono emessi in enormi quantità.
GO è rendicontazione finanziaria formale. Ogni anno GO viene inviato agli azionisti. GO è preparato da organizzazioni commerciali e organizzazioni non commerciali. Secondo questo documento, si possono giudicare le attività dell'azienda per l'anno, la sua posizione presunta per l'anno prossimo, si può vedere il suo stato attuale e le prospettive.
GO introduce gli utenti a:
• una descrizione generalizzata del settore in cui l'organizzazione partecipa;
• rendiconti economici, patrimoniali, finanziari certificati e note integrative;
• analisi della situazione finanziaria dell'impresa e dei risultati conseguiti nei due anni precedenti;
• una descrizione delle attività dell'organizzazione nell'ultimo anno;
• informazioni sui vari settori di attività dell'impresa;
• valore di mercato delle azioni e dividendi.
Questo è un esempio di HO minimo. Un tale documento di solito si adatta solo a poche pagine. Naturalmente costa poco (salvo rari casi). Può essere paragonato alla fotocopia di un documento. Le organizzazioni che producono questi rapporti hanno l'obiettivo di soddisfare semplicemente i requisiti legali.
Molte aziende vedono GO come strumenti di marketing efficaci e senza problemi che aiutano a diffondere le loro opinioni sul destino della loro attività. In altre parole, molte aziende di medie e grandi dimensioni spendono molti soldi per report davvero coinvolgenti e informativi. Questo tipo di GO può essere tranquillamente definito un forum attraverso il quale un'azienda esprime il proprio atteggiamento, influenza, predica, espone e discute un numero qualsiasi di questioni e argomenti.
Una lettera aperta agli azionisti spesso dà il tono al reporting delle società pubbliche. Tali lettere di solito si concentrano su aspetti quali i risultati dell'anno passato, le iniziative e le strategie della società, le condizioni di mercato, gli eventi aziendali significativi, i nuovi manager e amministratori. Questo documento è firmato dal presidente del consiglio di amministrazione. Può essere il presidente della società o il suo direttore operativo.
Alcune di queste lettere possono contenere una dozzina o più di pagine e includere fotografie del CEO in varie pose.
Più spesso, tuttavia, queste lettere sono significativamente più brevi e sono solo 3000 parole, o anche meno.
GO viene spesso utilizzato come strumento per promuovere un argomento o un concetto che è stato approvato dalla direzione dell'organizzazione (figure di marketing di alto profilo). In questo caso, si possono incontrare frasi come "Preparazione per le realtà del futuro" o "Soddisfare le esigenze dell'era IT". Tra le altre cose, la società civile a volte include singoli eventi o condizioni economiche avvenute nell'anno in corso.
Ci sono aziende che prescrivono diversi traguardi e anniversari nei loro report, dimostrando i loro successi al pubblico, sottolineando la loro affidabilità e qualità. Altre organizzazioni producono report di grandi dimensioni e su più lati in un formato collaudato che utilizzano annualmente con modifiche minori solitamente legate agli aggiornamenti dei dati.
In ogni caso, il miglior HO è quello che definisce chiaramente le strategie utilizzate per una crescita redditizia e mostra l'organizzazione in una luce favorevole.
