I documenti bancari sono archiviati per tipo in cartelle separate e molto spesso in ordine cronologico. La selezione è effettuata dal dipendente responsabile della formazione della documentazione. Una commissione speciale si occupa della distruzione dei documenti scaduti.
La conservazione dei documenti bancari viene effettuata sia dalle banche stesse che dalle organizzazioni che detengono i conti. L'ordine di conservazione in un istituto può differire leggermente dall'ordine di conservazione in un altro.
Come vengono archiviati i documenti bancari nelle organizzazioni?
I documenti della banca che si trovano nell'organizzazione confermano lo svolgimento delle transazioni monetarie e si riflettono nei registri contabili. Il luogo della loro conservazione è il reparto contabilità, i cui dipendenti possono dividere tutti i documenti per tipo in cartelle separate nell'ambito dei conti e delle banche. Se un'impresa ha più conti correnti, viene creata una cartella separata per ciascuno, se un conto in valuta, la valuta del conto è indicata sulla copertina e sul dorso. L'ordine cronologico viene utilizzato per registrare gli estratti conto per ciascun conto. Ogni estratto conto ha un raccoglitore costituito da documenti di pagamento e giustificazioni per il pagamento per ogni giorno di transazione.
Viene creata una cartella separata per le fatture pagate. I documenti di controllo valuta sono archiviati in cartelle separate, dove è possibile trovare tutte le informazioni su come lavorare con i conti in valuta. Stiamo parlando di passaporti di transazioni, certificati di conferma del lavoro o dei servizi eseguiti, certificati di transazioni in valuta estera e altri. Se il volume della documentazione è piccolo, ci saranno abbastanza registri che indicano il numero del documento, l'importo e la data.
Come vengono archiviati i documenti nelle banche commerciali
Queste istituzioni archiviano i documenti che confermano le attività finanziarie ed economiche della banca e i documenti di regolamento e pagamento dei clienti. La responsabilità per loro spetta al manager e al capo contabile. Sia i documenti cartacei che elettronici sono soggetti a conservazione. Quelli cartacei sono conservati in un apposito deposito, per l'accesso al quale è necessario ottenere un apposito permesso. Il permesso deve essere firmato dal capo contabile o dal suo vice.
L'archiviazione della documentazione commemorativa viene effettuata giornalmente, per questo viene allestita una cartella separata, nella quale vengono archiviati anche i documenti in ordine cronologico. La selezione è effettuata da un dipendente che è responsabile della corretta formazione della documentazione finanziaria. Altre cartelle sono costituite da documenti finanziari in contanti e documenti che riflettono le informazioni sui depositi dei clienti. I documenti contenenti informazioni sulle operazioni con metalli preziosi sono archiviati in cartelle separate.
La necessità di collocare determinati tipi di documenti in cartelle diverse è dovuta al fatto che ogni carta ha una propria durata di conservazione. Ciò vale anche per l'archiviazione di documenti in formato elettronico. Per la distruzione di documenti con un periodo di conservazione scaduto, viene costituita una commissione speciale, i cui membri esaminano ogni documento e quindi compilano un atto speciale, che conferma che i documenti con un periodo di conservazione scaduto sono stati distrutti.
