La gestione di qualsiasi impresa deve tenere conto di molti fattori, sia esterni che interni, nelle sue attività. Non tutti i piani vengono realizzati come previsto. I dipendenti, risolvendo i compiti assegnati, possono commettere errori involontari o sottrarsi alle mansioni loro assegnate. Ecco perché il manager deve svolgere quotidianamente funzioni di controllo.
A cosa serve il controllo?
Le attività di un'organizzazione, sia essa una struttura aziendale o un'istituzione governativa, si svolgono costantemente in un ambiente in evoluzione. Una delle funzioni dell'apparato di gestione è tenere conto di tali cambiamenti e apportare modifiche ai processi di produzione. Allo stesso tempo, il manager deve organizzare adeguatamente il personale e motivarlo a svolgere le attività attuali e future.
Il controllo regolare e pianificato sulle attività dei subordinati è una funzione integrale della direzione. In questo modo, puoi identificare tempestivamente le carenze nel lavoro dei dipendenti, rilevare errori ed errori di calcolo. Non tutte le interruzioni nel funzionamento di un'impresa sono dovute ad azioni errate del personale. A volte gli errori vengono commessi dagli stessi gestori, ad esempio, stravolgendo il significato degli ordini provenienti dall'alto.
Il controllo dalla posizione della direzione è un sistema di misure chiaro e ben congegnato per verificare la correttezza dell'esecuzione delle istruzioni e degli ordini della direzione. Questo concetto include anche il monitoraggio del rigoroso adempimento dei propri doveri funzionali da parte dei dipendenti. In un'organizzazione in cui una parte significativa del lavoro è svolta da persone e non da macchine e meccanismi, il controllo è direttamente correlato al concetto di potere e regolamentazione amministrativa delle attività.
Il controllo come funzione di gestione
Il compito del sistema di controllo è quello di stabilire degli standard attraverso i quali i dipendenti devono essere guidati nelle loro attività. Affinché il controllo sia efficace, sono necessari parametri di riferimento in base ai quali il manager può valutare le prestazioni di ciascun dipendente. La differenza tra lo standard e la prestazione raggiunta dovrebbe essere la base per modificare i processi di lavoro.
Le funzioni di controllo nella gestione entrano in vigore già nella fase di pianificazione delle attività dell'organizzazione. Quando si elaborano piani di lavoro per i dipartimenti, i dirigenti dovrebbero prevedere in essi misure di verifica, indicando i tempi della loro attuazione e la persona responsabile dell'attuazione. La natura pianificata del controllo consente di condurre un audit delle attività non caso per caso, ma in modo sistematico.
L'obiettivo finale del controllo è raggiungere uno stato di cose in cui la gestione dell'organizzazione è focalizzata sulla performance più efficiente degli indicatori di performance. Nella pianificazione delle attività di controllo, il manager deve tenere conto delle caratteristiche psicologiche dei singoli dipendenti e del team nel suo insieme. Un sistema di ispezione strutturato in modo errato può influire negativamente sul personale, può portare a una diminuzione della motivazione e ad un aumento della tensione.
