Negli ultimi tempi si è riscontrata una tendenza nelle imprese a passare dalla gestione funzionale alla gestione dei processi, in relazione alla quale il ruolo della corretta descrizione e formalizzazione dei processi aziendali sta aumentando in modo significativo. Solo dopo aver completato queste azioni possiamo parlare di ottimizzazione dei processi aziendali come mezzo per aumentare l'efficienza dell'impresa.
È necessario
Strumento CASE che permette di formalizzare un processo aziendale in notazione grafica
Istruzioni
Passo 1
Il primo è formulare in modo conciso e accurato il nome del processo descritto, che dovrebbe essere comprensibile e riflettere l'essenza generale della sequenza di azioni che compongono il processo aziendale. Ad esempio, invece di “Invio di una domanda per la fabbricazione di un prodotto alla produzione e controllo della sua esecuzione”, è sufficiente denominare il processo “Controllo della produzione del prodotto”. compiti più piccoli ("atomici") o funzioni di sottoprocesso e decidono la sequenza della loro implementazione. Con una tale divisione, il processo descritto sarà il processo di livello superiore. La granularità del processo di alto livello può variare, ma dovrebbe essere adeguata alla comprensione del pubblico che utilizzerà la tua descrizione.
Passo 2
Esistono diversi modi per descrivere un processo aziendale. Il più popolare di questi è grafico, con l'aiuto di diagrammi realizzati in varie notazioni (la notazione è un insieme di simboli per denotare qualcosa).
I tipi più comuni di notazioni per descrivere i processi aziendali sono IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), ecc.
Ad esempio, concentriamoci su un diagramma realizzato in notazione BPMN (Business Process Modeling Notation) utilizzando lo strumento CASE di PowerDesigner (Fig. 1). Gli elementi principali del diagramma sono:
1. "Processo" (funzione) - un rettangolo arrotondato agli angoli;
2. "Transizione": una freccia che collega i processi;
3. "Soluzione" - un diamante contenente una domanda a cui è possibile rispondere solo "Sì" o "No";
4. Condizioni - espressioni testuali in base alle quali viene eseguita la transizione da una funzione all'altra. Le condizioni sono sempre racchiuse tra parentesi quadre. A volte è utile suddividere il diagramma in "Tracce", sezioni verticali o orizzontali che rappresentano i reparti dell'azienda o le persone responsabili di una funzione specifica. In questo caso, l'icona per questa funzione deve trovarsi all'interno della sua sezione. Oltre agli elementi elencati, il diagramma può contenere anche un elenco di dati che vengono immessi o emessi nel processo, nonché collegamenti alle norme o ai regolamenti in base ai quali viene svolta questa o quella funzione. Un esempio della descrizione del processo aziendale "Controllo della produzione del prodotto" è mostrato in Fig.1. È facile vedere che questo diagramma è molto simile al diagramma di flusso dell'algoritmo per risolvere il problema.
Passaggio 3
Una descrizione grafica di un processo può anche essere integrata con una descrizione testuale delle sue funzioni sottoprocesso sotto forma di una tabella contenente le seguenti colonne: nome del processo, reparto (proprietario del processo), descrizione del processo, risultato dell'esecuzione del processo. Un esempio di tale descrizione è mostrato in Fig. 2. Se è prevista un'ulteriore ottimizzazione del processo aziendale descritto, è possibile aggiungere un'altra colonna alla tabella che descrive le difficoltà o le carenze delle funzioni del processo secondario attualmente eseguite.
