Il flusso documentale in contabilità è la preparazione o ricezione dei documenti contabili primari, il loro movimento ordinato per divisioni, l'accettazione per la contabilità, l'elaborazione obbligatoria e il successivo trasferimento in archivio. Nelle organizzazioni, il movimento dei documenti è determinato dalla pianificazione del flusso di documenti.
Per tutti i documenti primari in contabilità, ci sono diverse fasi del flusso di lavoro. Il primo e principale è la preparazione di un documento contabile immediatamente al momento di una transazione commerciale o immediatamente dopo il suo completamento. La registrazione dell'esercizio dell'attività economica è effettuata in conformità con i requisiti stabiliti. Tutti i funzionari che hanno creato e firmato i documenti primari sono responsabili dell'accuratezza delle informazioni contenute in questi documenti.
La seconda fase è il trasferimento dei documenti contabili primari completati al reparto contabilità. Il contabile è tenuto a verificarne il contenuto, la completezza e la correttezza della redazione, quindi eseguire un controllo aritmetico. Inoltre, vengono elaborati i documenti contabili primari. Allo stesso tempo, gli indicatori naturali vengono convertiti in misure monetarie. Questo processo è chiamato tassazione o determinazione dei prezzi.
Quindi i documenti vengono selezionati in base al loro contenuto economico (ad esempio, buste paga, entrate e uscite dei prodotti finiti, ecc.) e passano l'assegnazione del conto. In questa fase, indicano la corrispondenza dei conti contabili per questa transazione commerciale. Inoltre, il documento contabile primario e le informazioni in esso contenute sull'operazione commerciale sono inseriti nel registro contabile. Quindi i documenti devono essere inviati all'archivio per la conservazione.
È responsabilità del capo contabile redigere programmi e schemi di flusso di lavoro basati sulle specificità delle attività economiche dell'organizzazione. Il programma deve essere approvato dal capo dell'organizzazione. Non esiste una forma unificata per tale documento. Tuttavia, ci sono i punti principali che devono essere presi in considerazione durante la compilazione: il programma del flusso di lavoro dovrebbe riflettere il numero ottimale di dipartimenti per il passaggio di ciascun documento principale e determinare il minimo della sua presenza in ciascun dipartimento.
Tale atto normativo locale è redatto sotto forma di diagramma o elenco di documenti contabili primari che devono essere presentati dalle divisioni. È indispensabile indicare gli esecutori; riflettere quali documenti le divisioni dovrebbero scambiarsi e in quale lasso di tempo. Un flusso di lavoro organizzato in modo efficiente garantisce l'esecuzione tempestiva dei rendiconti finanziari.
I dipendenti dell'organizzazione sono obbligati a rispettare le scadenze stabilite per il flusso di documenti. Il capo contabile controlla il rispetto del programma.
