Iniziando l'implementazione di un sistema di gestione della qualità, siamo tutti di fronte al requisito di base della ISO 9001-2008 per l'organizzazione di applicare un approccio per processi alla gestione. L'implementazione dell'approccio per processi richiederà sforzi significativi da parte del manager dell'organizzazione, ma l'effetto di questa implementazione non passerà inosservato.
Il primo passo è presentare il lavoro dell'intera organizzazione come un insieme di varie attività per trasformare le aspettative, i bisogni e le esigenze dei propri clienti nel prodotto (servizio) di cui hanno bisogno. Affinché il lavoro dell'organizzazione sia coordinato e porti ai risultati desiderati, tutte le attività dell'organizzazione devono essere presentate come processi che trasformano gli input (materiali, informazioni, ecc.) in output (prodotti, servizi, informazioni elaborate, ecc.) …
Per ogni processo selezionato, è necessario determinare di quali risorse (monetarie, materiali, umane, ecc.) dovrebbe essere fornito e quale dovrebbe essere il risultato specifico di ciascun processo. Per quanto riguarda i risultati del processo, va notato che quanto più chiaramente vengono formulati i requisiti per il risultato, tanto più facile sarà per il personale realizzare il grado del proprio contributo alle attività dell'organizzazione e più trasparente l'intera organizzazione sistema di gestione sarà.
Per rendere gestibile il processo, viene assegnato un proprietario del processo. Il titolare del processo è la persona che gestisce il processo ed è responsabile del raggiungimento del risultato desiderato del processo.
Per consentire il miglioramento continuo, l'organizzazione dovrebbe essere in grado di accumulare e analizzare sistematicamente in anticipo i dati sull'efficacia e l'efficienza dei processi.
Dopo che la parte metodologica del lavoro sull'implementazione dell'approccio per processi è stata completata, è possibile avviare azioni pratiche. Prima di tutto, è necessario condurre briefing appropriati del personale sull'approccio per processi, portare requisiti ai risultati dei processi, garantire che il personale comprenda la relazione di tutti i processi dell'organizzazione e l'importanza di ciascun processo nella performance complessiva del organizzazione.
Al fine di garantire il coinvolgimento del personale nel processo di miglioramento continuo delle attività dell'organizzazione, è opportuno elaborare preventivamente un adeguato sistema di motivazione del personale che indirizzi il personale al raggiungimento dei risultati richiesti dai processi.
